A Diósgyőri vár a királyi (majd királynéi) várbirtok központja volt, élén a várnaggyal, aki nem csak a vár védelméért és állapotáért felelt, de gondoskodott a kiterjedt várbirtok biztonságáról, az adók és egyéb jövedelmek beszedéséről is: felügyelte az officiálisok, azaz a tiszttartók, sáfárok, deákok tevékenységét. Nagy Lajos az 1343-as esztendőtől maga gondoskodott a tisztségviselők kinevezéséről. A borsodi megyésispáni cím és a várnagyi tisztség először kedvelt udvari embere, Cudar Péter idején kapcsolódott össze. 1356-tól ő volt Diósgyőr várnagya, de 1366-67 között az udvarmester, 1368-71 között pedig a szlavón bán is. Ennyi cím és méltóság birtokában biztosan nem egyedül birkózott meg a várnagyi feladattal, a vár és a birtok ügyeit valójában az alvárnagy, esetenként az alvárnagyok intézték.
A várnagyok személyén keresztül az uradalom sorsát is nyomon követhetjük.
Zsigmond király idejétől valódi mágnások váltották egymást Diósgyőr élén, így a Perényi, a Bebek és a Pálóci családok tagjai, akiknek feladata az volt, hogy a borsodi váruradalmakra támaszkodva (élükön Diósgyőrrel) a rájuk bízott területen képviseljék a királyi hatalmat. Mellettük familiárisaik töltötték be az alvárnagyi szerepet, és megjelent egy új tisztségviselő is, az udvarbíró. Attól kezdve, hogy Zsigmond második feleségének, Cillei Borbálának ajándékozta Diósgyőrt,
az uradalmat a mindenkori királynék kapták meg, és ők jelölték ki várnagyaikat.
Beatrix királyné jobban bízva honfitársaiban, első várnagya helyett nyomban a cremonai születésű Bernardo Monellit nevezte ki, akinek „comissarius” /biztos, ügyvivő címe feladatának ideiglenes jellegére utal. Egy év múlva már az ifjú Alberto da Pavia, majd a szép nevű Francesco Viola állt Diósgyőr élén, aki a királyné dajkájának fia volt. Nem lehet véletlen, hogy a várnagyi cím mellett ezidőtájt tűnik fel a diósgyőri ispáni, illetve alispáni titulus: a messziről jött idegenek helyett, kik kezdetben a magyar szót sem értették, valakinek vinni kellett az uradalom dolgait…
A Diósgyőri vár azon túl, hogy fényes vendégségeknek, vadászatoknak, időnként fontos politikai eseményeknek adott helyszínt, egy nagy kiterjedésű királyi várbirtok központja is volt, ahol a szürke hétköznapokon a jószágkormányzás szerteágazó feladatait ellátó „apparátus” dolgozott.
A várkapitány megnevezést először Balassa Farkas várnaggyal kapcsolatban olvashatjuk:
„praefecturam seu capitaneum custodiamque” – a Diósgyőrről szóló 1563-as összeírásban. Megtudhatjuk azt is, hogy ekkor már csak 58 lovas és 28 gyalogos szolgált a várban. A kapitánynak 40 magyar forint volt a jövedelme, de egyéb juttatások is illették, így ruha, élelem és bor, és még arról is értesülünk, hogy ez utóbbit igen kevesellte.
A későbbiekben a várkapitányokat leginkább panaszos leveleik révén ismerjük, melyekben a vár javításáért, és a nagy szegénységben élő várbéli katonák ügyében protestálnak.